SSブログ

DNS連絡を確実に把握するための仕組み [BRMスタッフ見習]

2012.8.30(木)

今週末はBRM901定峰200(土)です。
もう明後日が本番なんですよね。

個々のクラブ毎、主催者毎に処理方法やタイミングは異なります。以下は私の場合のお話。

だいたい2週間前にエントリー受付を締め切って、支払い情報などがきちんと反映されるまで数日待ってからエントリーリストを作り、今はそれを公開するようにしています。

なぜかというと、今のスポーツエントリーだと参加者が申込みをした際に自分で記入したデータがどこにも手元に残らないからです。支払いを終えればどのブルベにエントリーしているか?ということだけは履歴でわかりますが、ブルベで重要な、アルファベット姓名(nom, prenom)、AJ会員番号、住所、等々のデータについて誤って記入したとしても最初に打ち込んだ時の確認画面で気づかなければ二度と確認する手段が無いからです。

公開できるのは、最低限の情報だけですが、せめてアルファベット姓名とAJ会員番号ぐらいまでは確実にここで押さえておきたいと思うのです。
元々、スポーツエントリーを使うのはスタッフの省力化を目的としているのでしょうから、必要以上に手間がかかり過ぎるのはよくありません。(毎度毎度、言ってることですけど)

100名ぐらいのエントリーがあるブルベになると、直前になってDNS連絡が続々とあがってきます。
一番簡単な仕組みとしては、各ブルベ毎の専用アドレスへ送ってもらってそこでメールを見て、エントリーリストをひとつずつ消し込んでいくというのがあります。これまでそうやってきました。
ただし、近い時期に複数のブルベを開催していると、専用アドレスとは言っても実際には裏で管理している人はひとり(って私w)だったりするので、転送して別のメールアドレスで受けていたりもします。

宛先とかタイトルでフォルダ振り分けとか使えば、という工夫もありますが、例外もいくつかあるので取りこぼしがないかチェックするのに意外と手間がかかっていたりします。

参加者の方のネット環境はそれぞれ違うでしょうし、という事情もわかりますが、携帯のみからの方だと、こちらからメールが送りづらい(たぶん受信拒否になっている?)ことがあったり、その他いろいろ文字化けとか不都合がいまだにあったりするのですが・・・
なるべく標準的な仕組みで連絡を受けることができないかと、Googleフォームを使って連絡用のフォームを作ってみました。

別にGoogleがいいとかそういう訳ではないのですが、今現在、青葉のサイトはGoogle Apps(無償版)を使って作られていて、追加費用なしで使えるツールという意味では親和性が高いというだけのことです。

ネットにアクセスできる環境であれば、おそらくPCのブラウザ、もしくはスマートフォンのブラウザから、フォームの記入と送信ができるはずです。いわゆるガラケーと呼ばれる普通の携帯からだと機種毎に出来る、出来ないということがあるかもしれませんが、できればこちらで用意したフォーム経由で連絡を入れていただくと助かります。

今週末のBRM901のDNS連絡用フォームは、青葉サイトのBRM901案内ページの一番下の方にリンクが張ってあります。

まじめにスクリプトを組んでいる訳では無く、必要最低限のことしかさせていませんが、参加者が必要事項を記入して送信ボタンを押すと、Googleドキュメントのスプレッドシートにデータが格納されます。
それと同時にスクリプトが起動するようになっているので、自動的に、参加者が記入したデータを全て参加者の記入したご自分のメールアドレス宛に即時返信できるようになっています。

スタッフは裏側で、このDNS連絡用のスプレッドシートを見れば、誰がDNS連絡をしてきたか一目瞭然ということになります。残念ながらエントリーリストとは連携していないので自動消し込みということはできませんが、誤入力や誰かのなりすまし?ということも考えられないこともないので、安易な連携はしない方が安全かもしれません。
DNS連絡については、私達にとってはとても大切な参考情報です。
本番当日よりも数日前に連絡をいただければ、その分、出走しない人の分のブルベカードの印刷枚数を減らすことができます。
金額的には大したものでは無いという見方もできますが、時折発生する大量DNSの日は使われなかったブルベカードがちょっとだけ可哀想に見えてしまいます。
前日、もしくは当日朝のスタート設営前に自宅を出発するより前に確認した情報で、どのくらいDNSが出るか?
誰が来て、誰が来ない予定か?ということが把握できます。

ブルベに初めて参加するとか、あまり慣れていない人だと分からないかもしれませんが、主催者は元々参加者のひとりです。自分と同じ趣味を持つ人のために、持ち回りで担当しているにすぎません。
中には全く心配しないよ、というスタッフもいるかもしれませんが、スタート地点で連絡が無いまま来ない人がいると、スタート地点までの間で何かトラブルがあったのではないか?と心中穏やかで無かったりします。
ACPのルールではスタート時刻を過ぎて1時間経つとそこから先はスタートが認められないので、スタートは1時間後にクローズされます。日本の場合は、特別にローカルルールを認めていただいていて現在はそれが30分となっています。
スタッフは連絡がない参加者が1人でもいると、スタート時刻をすぎて30分ずーっと待ち続けています。
朝早いスタート時間だと、ギリギリまで寝ていたいという人もいるでしょうし、少し寝坊してしまったとか様々な理由で遅れて来る方も実際いらっしゃいます。
ルール上は30分遅れてもスタートを切ることは可能ですが、ブリーフィングも全体では受けていませんし、必要に応じて個別ブリーフィングを行ったりもします。それはスタッフに必要以上の手間をかけさせるということにつながるのです。

輪行で来るので始発の時間だと最初から間に合わないとか予定されている場合は、遅刻することも含めて主催者に連絡していただけると、(私に限ってかもしれませんが)ゆったりと待つ事ができて助かります。

ブルベの参加者は、自分のことは自分で責任をもって行動できる大人である必要があります。
周囲の人に必要以上に迷惑をかけることは、やはりランドヌールとは呼べないような気がしています。

↓ ポチっと一押し「読んだよ」みたいなノリで押していただけると嬉しいです。


(参考)
DNS連絡フォームの例:これは画像です。
dnsform.jpg




nice!(0)  コメント(0)  トラックバック(0) 

nice! 0

コメント 0

コメントを書く

お名前:[必須]
URL:
コメント:
画像認証:
下の画像に表示されている文字を入力してください。

トラックバック 0