2015年シーズンの裏方作業（雑記）

2014.11.12（水）

　来年2015年のAJたまがわBRM開催スケジュールだけ先に出してますが、裏方作業については今年2014年とは少し変えていくことになります。

　それなりに習熟が必要な作業やチェック作業については各BRMの主催者に任せず、全体でまとめて取り扱うことにしようと考えています。具体的にはエントリーの受付とリザルトの作成は集中管理となります。

このあたり、各BRM主催者が単独で自己完結してできるように今年は考えて動いてもらっていたのですが、年１回担当するぐらいだと、やはりすぐには慣れることができません。多くの時間をかけてチェックしたはずが、再度別の人のチェックで修正指摘が入るなど、全体としての効率はかなり悪かったという実績があります。スタッフが供出してくれている時間がかかり過ぎるというのは、あまり良いことではないでしょう。

　最終チェックをする担当者として自分もその中にいるわけですが、自分が直接主催担当をしたブルベのチェック作業時間がリザルト作成後に２時間で終わったとすると、その他のブルベは最終チェックだけでそれよりも実際は多く時間を割いていて、さらにそこに至るまでの細かなやり取りが何度も何度も続いていたりするわけです。

残念ながらこの部分はうちの中だと私が一番効率よく担当として動ける部分であり、そのあたりをまとめて引き受けてしまった方が、必要以上に時間が取られることがなくなるので、そうしたいということです。

※あくまでもAJたまがわ内での話であり、他のクラブがどのように裏方作業をやっているかはまた別の話

　BRM開催数は年々増えてきています。一方、ACPへリザルトを提出する窓口としてAJを経由する際、AJでの窓口担当者の数は変わっていません。また本家本元ACPも同様です。些末なミスでもAJやACPへリザルトが提出された後に判明した場合、修正をお願いするのにとてもたいへんな労力をおかけしてしまうことになります。そういうものを減らすために各クラブ内で出来る範囲のチェック作業は可能な限りしておく必要が出てきます。

目標とすべき品質基準は各クラブ、各担当者毎に異なるかもしれませんが、うちの中では各BRMの主催者が異なっても一定の同じレベルでの品質を担保したものとしたいと思っています。

　ミスが起きるのは誰がやっていても完全には防げません。エントリーデータを参加者が入力する際にどれだけ間違いがあるか？　それぞれの参加者の方は「間違いなんてそうそう無いだろう」と思っているでしょうが、実際には相当数の間違いがあります。今年はGoogleドライブのフォームを使ってエントリー受付を行いましたが、Google Appsの仕様はたびたび裏で変更があります。無償で使えるのでありがたく使わせていただいていますが、この仕様変更などで、予期せぬ不具合が起きてしまうことがあります。エントリーデータの入力ミスを参加者本人にも確認してもらうべく、データ入力直後に自動返信メールで入力内容を返していたのですが、これが一部止まってしまったことがありました。これは1日に返信できる制限数があったためですが、来年はこれを回避できるようにエントリー受付をもう少し細かく分けて制限数を超えないところまでで定員にするような取り扱いを検討しています。もしかしたら今のスポーツエントリーでもこれは希望すれば（有償でプログラム変更対応して貰って）対応してもらえるような話かもしれませんが、お金をかけずにやる方法も無いことも無いわけでAJたまがわではスポーツエントリーには頼らない方法を模索しています。

　きちんとしたエントリーシステムを構築して、入力バリデーションで弾けばいいじゃないか？という意見も内部でありますが、それで防げるのはごく一部でしかありません。突き合わせてチェックするマスターデータは無いため、できるのは形式的なフォーマットチェックで終わってしまいます。またシステム化を行うためには時間もコストもかかり、また年単位で見るとその時々の修正メンテナンスコストも発生してしまいます。現時点の開催本数ではそこまでの大がかりな仕組みは必要ないでしょう。

　

　今年のAJたまがわでは4月から開催だったので、エントリーが集中して瞬殺で終わるようなBRMはありませんでした。定員で締め切ったのは春と秋の定峰200だけです。他は定員までのエントリーはありませんでした。

スポーツエントリーに載せてしまうと横並びで検索されてしまいます。それが良いか悪いかはわかりません。

個人的にはAJたまがわではなるべく多くの実際に走る人のエントリーを受け付けたいと考えているため、エントリー募集開始をかなり後ろの方、実際の開催日程に近いところから募集するようにしています。それでもDNSは出てしまいますが、早い時期からのエントリーよりは仕事や家庭の都合で当日DNSせざるを得ないという数は減っていると思います。

　これをやると不要なエントリー数は減ります。ただしエントリー締切から本番開催までの期間が短くなるので裏方事務スタッフの手間は集中することもあります。そのため来年も同じスタイルで出来るかはまだわかりません。

まとめて募集して先にリストを確定させてしまう方が開催間隔が短いところでは現実的な運営になるからです。

　どうすればよりフェアなエントリーとなるか。そのことは常に考えています。

　AJたまがわでは明確な会員制度を設けて今年2014年は運営してきました。賛助会員は会費（任意の口数）と年間のクラブ保険加入料を負担して会員になっています。今年の参加費は保険加入費を除くと、AJたまがわ会員と一般の違いはありません。200km/300kmでは1200円、400km/600kmでは1500円でした。（一般は保険加入費で800円高となるので表面的な金額では2000円と2300円と高めと思われたかもしれません）

　実際の参加費は同じでも、賛助会員の方は走るだけで無くスタッフとして運営にも協力しています。

これについて来年2015年では、参加費に差を付けることを検討しています。以前、AJ会員が年会費で年間保険込みで加入していた頃は、例えば、AJ会員1000円、一般2500円（スポット保険含む）といったような形で参加費の区別がありました。（参考：2013年のAJ会員は年間保険が含まれ8000円）

AJたまがわ会員はAJ会員とは違う区切りですが、年会費を払いベースとなる運営費を負担した上で「時には主催者」としての活動も積極的に行い、ということですので、一般参加者とは違う設定する方が理にかなっていると思います。

　また、今年開催した6本のBRMでは各BRM毎に収支は概算で集計済みですが、春・秋の定峰200には余剰金がありました。西上州300（元はニッチツと同日開催で規模が大きい）では余剰金がありましたが、中止から延期開催となったニッチツ300（規模が小さく、また無補給林道区間などコースの特性で有人チェック体制あり）では若干の赤字、北関東400はかろうじて若干の余剰金が出ましたが、白馬・木崎湖600は、他の全てのBRMにおける余剰金を繰り入れても埋まらない赤字となりました。この赤字はAJたまがわの会費から補填されます。

この他にも年間運営に必要となる機材（ほとんど私物購入して賄っていますが、簡易テント、ブルーシートなど一部の機材はクラブで調達）や会議開催などは経費がかかっています。

　全体としてはBRMの参加費は改定（若干の値上げ）が必要になります。このあたりは何度かシミュレーションをしていますが、短い距離、または参加者が多いなど、参加費の歳入部分が大きく見込まれるものについては参加費を下げる方向となります。長い距離、または遠隔地での開催、参加者が少ないなど、参加費の歳入部分が小さくなるところは若干上げる方向にせざるを得ません。

　参加者が実際に負担する金額はなるべく小さくするという考えから、一般の方に加入していた保険部分は取りやめる方向で検討をしています。本人の死亡・後遺障害・傷害についてAJたまがわ会員については年間の保険加入をしています。できれば同じ条件で一般の方にも、という思いもあるのですが、そこの部分の加入は参加者各自が自分自身で加入するようにお願いしたい次第です。

※賠償責任保険が必要となる事故よりも、参加者自身の怪我の発生頻度の方が高いようです。

　全額自己負担をすることが大前提ですが、それが難しいと思う方は必ず自身の損害保険に加入して下さい。

　このあたり少しずつ決まってきますので、正式なご案内はまだ先になると思います。

準備中のものは詳細が決まり次第サイトを通じてご案内しますので、先にご質問を受けても回答できません。

　AJたまがわについてお問い合わせがある場合は、

各BRMについては、各BRMの問い合わせ用メールアドレス、

その他については全体の問い合わせ http://ajtamagawa.org/contact/ を参照の上ご連絡下さい。

　たまにTwitterで問い合わせのようなことをMentionで飛ばされる方もいらっしゃいますが、

AJたまがわのTwitterアカウントは速報の広報用としてのものでありリプライは行わない運用です。

（企業アカウントのような専任担当者がいるわけではありません）

　

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