エントリー事務処理と予算組

2014.12.21（日）

　BRM運営は各クラブごとに独立して行われています。よそはよそ、うちはうち。運営に関して基本的な動作は変わらないでしょうが、細かいところはだいぶ異なると思います。

　2011年（2010年秋）から裏方事務作業を続けてきているので４シーズン終えて、2015年で５シーズン目となります。スタッフとしても中堅どころになってきたかもしれません。

　BRM117三浦200はおかげさまでエントリーは満員御礼で受付を終了し、現在参加費の振り込み最終確認作業を行っています。元々の予定と案内では既に振り込み期限は過ぎていて、現時点で確認が取れてない方は「キャンセル」扱いでリストから削除するだけでよいはずなのですが...

　事務処理はバッチ処理的にまとめて行う方が効率が良く作業時間を無駄にしません。エントリーリストが最終化されたところから全ての準備作業が始まるようなものですが、この週末で最終化が行えず明日以降に持ち越しになっています。参加人数でいうと若干名の誤差なので、単一のBRM予算としては現時点の予定でほぼ変わらないこととして取り扱っていくことになります。

　スタッフ配置はほぼ決まっていて、のべ24名のスタッフで参加者115名（AJたまがわ会員24名、他クラブスタッフ3名、一般88名）規模の運営を行うことになります。

（※2011年だと基本的にこれをスタッフ2名だけで回してたんですよね...）

　小さなブルベがいいか、大きなブルベがいいか？　人それぞれいろんな考え方があると思います。

　現状、近隣ブルベ人口が多く、その年の初めの時期だったり、ブルベ自体を初めて走る人がいたり、ということで、一度の開催で募集人員を絞ってしまうと、「あー、エントリーできなかった」という悲しい体験をしてしまう人が増えてしまいます。

　なるべくそういうことが起きないように、と考えると土・日続けて２本開催するか、１日でスタートを複数回に分けて募集定員を増やすなどの対策が必要になってきます。

　経験上、50名規模のブルベであればひとりのスタッフとせいぜいスタート、ゴールで別のもうひとりのお手伝いスタッフがいれば、（突発的な対応が無い限り）普通に回すことが可能です。

100名になったらどうか？と言われると、全く状況が変わってきます。50名を2組に分けて扱うことで、スタートの受付やブリーフィング、車検などは負荷分散を行うことができますが、当日の人の流れの捌き方や後方事務作業などを考えると、単純に２倍といったものでは無くなります。

　一人の力でなんとかするのではなく、組織の力で運営していくことが必要になるのです。

　2014年は特定の少人数スタッフを中心に運営をしてきましたが、2015年はAJたまがわ会員の有志の力を借りて、組織的なBRM運営ができるような形に持って行けたら、と個人的には願っています。

　ブルベを走る人が集まってブルベを主催する、互助会的な組織（クラブ）がAJたまがわです。できる範囲で年１回でもどこかのブルベで裏方作業の手伝いをする。時間を出せない人は運営費をお金の面で負担するということでもよいかもしれません。

　社会人として現役世代の人が大半です。家庭や仕事の状況で、ブルベを走るだけで精一杯という時もあるでしょう。長い目で見て、できるときに運営側の作業も担当し、出来ないときは他の人のお世話になる。そうなればいいなと思っています。

　さて、予算組の話です。

　おおまかな年間予算を各ブルベの予定参加人数などでシミュレーションして積み上げていますが、そこで使う予定人数は定員のおよそ2/3（一部のブルベはそれよりも低い予定）で計算しています。今回のBRM117で言うと（AJたまがわ内部でも細かい数値までは出していませんが）年間予算的なシミュレーション上では定員上限120名に対して85名（71%)として、ほぼ収支がプラスマイナスゼロという予算組だったりします。

　各BRM実施前により具体的なスタッフ配置など予定の見積精度は上がってくるのでそれで置き換えていきますが、単体のBRMとしてBRM117は一般参加者が約50名以上（全体だと約75名以上）エントリーすると赤字にはならずに済むという程度の参加費になっています。

　じゃあ、結構浮いてるの？と思われるかもしれませんが、余剰金となる分から別のBRMの赤字補填（参加人数が予定より少ないブルベ、設定参加費だと元々赤字となっているブルベなど）していくことになるので、そんなに楽な予算組ではなかったりします。

年間運営費の不足分はAJたまがわ会員からの賛助会費を充当して埋めていますが、2014年は全額使い切って、2015年は残高ゼロからのリスタートだったりします。年初ブルベは寒空待機となるため、簡易テントの増設などゴールの備品購入が必要だったり。

（面倒だとつい自腹で買ってきてしまいますが、他のスタッフに「自腹はやめましょう」と公言しているだけに、それもやりづらい雰囲気があったり）

　このあたりを何とかするのが主催者（オーガナイザー）であって、スタッフ作業をするだけだと関係ないことかもしれません。将来的にクラブの下であっても自分で主催をする、また独立して別クラブを立ち上げて主催していく、という人にはこのあたりの裏方作業の考え方についても、内部では公開していたりします。

　

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