スタッフも人の子：エントリーや問い合わせでの諸々

2015.3.14（土）

　各クラブ、各スタッフによって、いろいろと手続きや対応の基準は異なります。

まずはそのことを予めお伝えした上でお話させていただきます。

　公式にはなるべく「大人の対応」を心がけているつもりですが、スタッフも人の子というか普通の人です。

一次感情としては喜怒哀楽がそれなりにあったりします。

　自分自身についていえば、もうちょっと大人の対応をしてあげたいよね、と言い聞かせながらやってますが、たまに「もういいかな」と匙を投げたくなる瞬間があったりもします。

（※　そうは思いつつ、ほとんど投げたことは無いですけど）

　以下、非公式ですが実際裏でどんな感じで？ということを少しお伝えしておきます。何かの参考になれば。

・エントリーについての諸々

　ほとんどのクラブがスポーツエントリー経由での申し込みとなりますが、AJたまがわでは使っていません。

　理由はいろいろありますが、ある程度ちゃんと自分で公式サイトに書いてある内容を読み込んでから、エントリーして欲しいと思っています。書いてある説明すら読んでいない人は、実際に参加して問題を起こす確率が高くなります。そういう人を受け入れない、というのも運営上の工夫として優先しています。

　エントリーは「エントリー峠」と呼ばれるような事象が発生しないように、できる限り工夫をしています。

　想定される参加需要に対してなるべく十分な供給ができるよう、都市型ブルベで狭い発着地や交通状況にハンデがあるなか、最大限の参加枠を設定しています。２組募集で１時間ずらして、さらにウェーブスタートとするのはスタッフの数も必要ですし、待機時間も長くなります。クラブ会員制度を取っているAJたまがわに取って、本来はそこまでの枠は必要ではありません。それでも「エントリー峠」と呼ばれる「競争」が発生することはなるべく避けたいという思いがあって、十分な枠を用意するようにしています。

（※　定員まで埋まるのは200kmだけです。年初の三浦200、春の定峰200は満員御礼。東葛班の鴨川200は定員未達）

　仕事や家庭のスケジュールが直前まで決まらないという方も多いと思います。２ヶ月前に募集するのと１ヶ月前に募集するのとでは、スタッフが裏で対応する忙しさ、余裕のなさはかなり違うのですが、現在はなるべく開催日に引きつけてエントリーの受付を行うようにしています。「エントリーしたいけど、もうどこも締め切った後だ」ということを少しでも減らせたらと思っています。

　そのため今年の募集期間は１週間で全ての作業が終了できるように設定しています。基本パターンは月曜日と火曜日にエントリーデータの受付を行い、金曜日までに参加費の入金が確認できるようにして貰う。それだけです。

参加費はゆうちょ銀行の指定口座へ振り込んで貰いますが、郵便局から振り込めます。自分の口座があれば手数料は無料。振替用紙を使って振り込んで貰えば（振替口座なので手数料は安く）窓口経由でも130円で済みます。郵便局のATMで振替用紙を直接読み込めるものを使えば80円。

　たいがいの方はモバイルとかネットバンキングの口座をお持ちのようで、そこから振り込まれる方もいるようです。その場合、口座のランクで振込手数料が0円でできる方もいるでしょうし、216円とかの人もいるでしょう。

200円以上必要な方法で振込を行う方は、スポーツエントリーの手数料（4000円以下は200円）と殆ど同じか、むしろ高い？と思われる方もいるでしょうが、そこは個人の都合でしかないと思います。

0円もしくは80円の手数料で振り込める方法を（振替口座を使うことによって）提供していますので、ご理解いただければと思います。

　この振込については、裏でスタッフが入金消し込み作業を行うことが必要になります。振込名義人と金額だけで消し込みを行っています。そのため毎週異なるブルベのエントリー受付を行っているこの時期に振込の遅延は対応しづらいということになっています。消し込み作業は本来、自転車ともブルベとも全く関係のない作業です。そういった面倒なところを外部へまるごと委託してスタッフの負荷を減らす、というのがスポーツエントリーなどを使うメリットではあるのですが、一方ブルベのことは全く知らないのに単なる安い自転車イベントと勘違いした参加者が入ってきてしまう弊害などもあり、今のところ独自の受付をするようにしています。

　エントリーデータの誤入力は日常茶飯事で、裏でいくつかチェックをかけてスタッフが手で修正を行っています。最終的にはエントリーデータから必要な情報を紐付けてリザルトを作成しています。ブルベは「認定」ですから、その認定が正しく記録されるようにする必要があります。

　ACPに提出するリザルトでの管理項目

　ローマ字（姓）

　ローマ字（名）

　ローマ字（姓）と（名）の組み合わせで個人を特定していますので、スペルが違うと別人となります。

　日本人は漢字氏名が正式なものですが、フランスで記録が管理されるためローマ字（アルファベット）です。

　どのブルベでも同じスペルで登録して下さい。

　ACPクラブコード、クラブ名

　

　どこのクラブ所属かが必要です。各BRM毎に別のクラブとなっても問題はないです。

　AJたまがわでは会費を納めて会員になる仕組みを取っています。

　AJたまがわ会員の方は600035 Randonneurs Tamagawa （AJたまがわのACP登録名称）です。

　会員制度を明確に定めているクラブの場合は、勝手にそのクラブコードを使って所属を名乗るのはNGだと思います。

　国内では、Audax Japanもひとつのクラブとして存在しています。AJ会員のみ600007 Audax Japonを選択可能。

　AJ会員以外で600007 Audax Japonを選択される方が毎回数名ずついらっしゃいますが、

　こちらで強制的に、600099 Individuel Japon　（無所属の受皿）に書き換えています。

　それ以外のクラブは、なんとなくで所属を名乗ることがOKとされているようです。

　もしかしたら国内の変な慣習かもしれません。

　完走時間

　

　制限時間内に完走したことをここで示すことになります。

　ちなみにBRMでは完走時間も記録されますが、SR600では（結果の公表では）記録されません。

　

　性別

　女性のみ　F　というマークが付きます

　メダル

　メダル希望者のみ　X　というマークが付きます。

　実際にACP宛てに提出しているリザルトを直接参加者が目にすることは少ないと思います。

　そのためご存じ無い方も多いでしょうが、欧米では✓（レ点）のようなものは半角英数字にはないため使いません。

　×ではなく、X（エックス）はチェックで使われます。

　ブルベカードのメダル欄で　oui（フランス後で「はい」）　non（同「いいえ」）がありますが、

　通は「レ」とか「✓」でなく、「X」と記入します。

　AJたまがわでは暫定リザルトと称して、ブルベ終了後すぐにリザルトを公開しています。

　メダル欄も同様に公開していてメダル希望者には「X」がマーキングされているのですが、

　これを「メダル希望したのに×（ばつ）がついているのですが………」という問い合わせがたまにあります。

　一応、上記の説明をつけたうえで返信しています。

　実はACPで管理している項目はこれだけです。ただこれだと国内での記録がうまく管理できないところもあって、漢字氏名とかAJ会員番号を付けたものをAJに提出しています。

また、逆にAJ会員番号から（主催者向けに内部で公開されている）AJ会員名簿から会員番号で検索して、ローマ字（姓）、ローマ字（名）、などが正しいかどうかを裏でチェックしていたりもします。

エントリーデータとAJ会員名簿から引いてきたもので、スペルが異なる場合は、個別にメールで問い合わせをして正しいものをお知らせいただくことにしています。

　AJ会員名簿の登録が間違っていた場合は、AJサイトにも載っていますが各自でスポーツエントリーから自分で修正できる項目は自分で修正し、できないものはスポーツエントリーに修正依頼を頼むということになります。

参考： AJ入会手続き http://www.audax-japan.org/Org-join.html

　ローマ字（姓）、（名）にカタカナや漢字で記入されている方、結構いらっしゃいます。

AJ会員名簿の登録間違いも、各BRMごとに数名いらっしゃるのですが、カタカナで登録されているものなどについては、担当者が親切であれば担当者から連絡を入れてもらうようにしていますが、本来これは私たちの担当作業ではありません。（ご自身でスポーツエントリーの画面から照会すれば分かりますので、ご自身で確認すべきもの）

　次の問い合わせについてですが、以下はあくまでもAJたまがわでのお作法です。

（エントリー前の問い合わせ）

　各BRMに関する問い合わせは、専用のメールアドレス宛にお願いします。

　BRM毎に主催担当者は異なります。主催担当、サブ、関連スタッフ複数名に自動的に転送され受信できるものです。異なるBRMへの問い合わせはご遠慮下さい。また、他クラブ主催のBRMについてもお答えできません。

　サイトで公開されていないデータは、準備が整い次第公開します。

　事前に問い合わせをいただいてもその方だけに特別に事前にお知らせすることはできません。

　

（エントリー後、エントリー期間中の問い合わせ）

　これも各BRMに関する問い合わせになりますので、専用のメールアドレス宛にお願いします。

　エントリー自動返信メールに対しての返信は、エントリー作業担当者のみに届きます。

　データ訂正のみであればそれで構いませんが、なるべく訂正が無いように入力時にご確認下さい。

（DNS連絡）

　DNS連絡は、専用フォームを用意しますので必ず専用フォームから連絡下さい。

　また仕事や家庭のスケジュール上の都合でDNSされる場合は、分かり次第お早めにお知らせ下さい。

　DNS連絡は通常で10件以上、荒天の場合は50件近くなります。

　氏名（カナ）　出走No.　氏名（漢字）　メールアドレス　DNS理由（参考）

　について記載していただくようになっています。

　氏名（カナ）と出走No.が無いと、エントリーリストのどの位置にあたる人かの特定がしづらいです。

　スタート時間が複数ある場合は、出走No.がAで始まるかBで始まるかでリストが変わってきます。

　メールでバラバラに送られてきても管理ができませんので、ご協力よろしくお願いします。

　また、ベテランの方に多いのですが、スタート時間を30分過ぎれば自動的にDNSにはなります。

　それは確かにそうなのですが、荒天などの際、河川敷で来るつもりのない参加者を待ち続けるスタッフのことを少しでも想像してみて下さい。出走した人の他、全ての参加者のDNS連絡があれば、待ち続ける必要のない場合は速やかに撤収することが可能です。6時スタート、7時スタートの２組の場合、特に7時スタートのDNS連絡がしっかり徹底してもらえるとムダな待機が無くなりますので助かります。

１組でもスタッフの待機時間は２時間近く、２組だと３時間近くになります。参加者は概ね1時間以内で出走できますが、それでも荒天の際の待機はキツいことを実感されているはずです。必要な作業のためには待機することは問題ありません。ただ、ムダな待機で風邪をひいたり体調を崩したり、ということが無いようにお願いします。スタッフも普通の生身の人間です。

（その他一般の問い合わせ）

　AJたまがわでは速報性の高いと思われるものについては、Twitter経由でお知らせを流すことがあります。

殆どはAJたまがわサイトの更新情報に載せているものですが、一部、それ以外の追加のお知らせも流すことがあります。ただしこれは広報目的でのアカウントであり、問い合わせなどには回答しません。

　各BRMとは直接結びつかない問い合わせは、AJたまがわサイトの「問い合わせ先」をお読みのうえ、フォームまたは直接メールからお問い合わせ下さい。

　フォームには　お名前（必須）、メールアドレス（必須）、題名、メッセージ本文

と記入していただくようになっています。

メールでの問い合わせですが、必ず、ご自身の名前とメールアドレスは記載するようにお願いします。

最近はそういう一般常識が消滅しかかっている世代の方もいらっしゃるようですが「良く知ったおともだち」ではありません。名乗らずに不躾な質問だけされても、どう回答してよいか困るというのがそれなりに届くようです。

最後に……

　ブルベは相互扶助で成り立っている世界です。

スタッフも他のクラブでは一参加者として走るだけです。自分のところでも担当でないブルベでは同様です。

僕たちはたいがいのことを「お互い様だから」ということで、なんとか受け入れようと努力はしていますが、それでもたまに目に余ることが多いのが現状です。

　おそらく裏側でどうなっているか想像力がないからか、想像したこともないからなのか。

　初めて走る200km、お客様気分で来てしまっても仕方がないと思います。

　でも、何年も走っているのに、ずっとお客様気分の人もベテランに多かったりします。

　ちょっと違うんじゃ無いのかなぁ？と思うのは後者の人です。前者じゃありません。

　世の中的には、集団で扱うより個人個人を丁寧に扱うようにサービスが高度化してきています。

ただ、ブルベはそういうものでは無いでしょう。主催者やスタッフも普通のランドヌールです。たまたまそのときのお役目として担当をしているだけであり、必要最低限のことをすればいいだけの話です。

　個人的には、なるべく多くの人に参加の機会が増えるように、ということを基本ポリシーとしていますので、コース設計、エントリーの枠の作り方から実際のエントリーの受付時の例外対応まで、可能なことはそれなりに対応しています。それでも、これ以上はちょっと厳しいという領域のギリギリでいつも動くのは正直厳しいと思うことも多々あります。

　ブルベをそれなりに走れるようになったら、小さなことでもスタッフ側の作業をひとつ手伝ってみて下さい。それをきっかけにして、考えることが増えると思います。やってみないと見えないものがあると思います。立場が変われば違った視点でものが見えるようになります。

　

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