BRM615西上州300の準備・追加募集のお知らせ

2013.5.16（木）

　来月6/15（土）は西上州300です。昨日、ちょうど一ヶ月前ということで、開催に向けた準備の方も本腰を入れて始めました。

　自分の担当分としては前回がBRM413定峰200で、そのゴール受付で定峰200完走者に対して、西上州300の先行エントリーをその場で受け付ける、ということを実験的に行ってみました。これはいくつか理由がありますが、原点は、

「昔はさぁ、ゴールすると『つぎ出ますか？』って聞かれてその場で申込とかしてたんだよねぇ」（遠い目）

みたいな感じで古き良き時代を語ってくれる人の話だったりします。

　「へぇ〜、そうなんですねぇ」と、間の抜けた相づちを打ちながら聞いてるだけの自分でしたが、定峰200と西上州300なら、この組み合わせができるかもしれない、ということは昨年の夏ぐらいに今年の開催スケジュールを組んでいたときから密かに思っていました。

　西上州300は、名目上の定員設定で120名としています。これだけの定員を設ければ、簡単に埋まることがない、という読みはできますので、先行エントリーをこっそり受け付けても全体に対する影響はありません。

実際、先行エントリーで申し込まれた方は18名ありましたが、その後4/15から通常のエントリーを開始して、〆切までにいただいたエントリーは、スタッフ相当分なども含めて全体で90名（先行エントリー含む）となっています。

　余談ですが、事務処理と確認に時間がかかるため、エントリーフォームをオープンしていた期間は、4/15（月）〜19（金）を予定していました。実際には4/21（日）ぐらいまではオープンしたままにしていて、そこでエントリーされた方などもいるようです。

そのあと、参加費の振込と入金確認作業があって、これは１週間の猶予をもたせて4/26（金）と予定していましたが、実際にはGW明けの5/7（月）まで振込はありました。

（さすがに、この時点で連絡無しで振込のなかった方はエントリーリストからキャンセル扱いで削除せざるをえません。個別にエントリーの意志があるか？確認メールをこちらから送信していたりします。）

　5/7（月）振込分は、5/9（水）頃に、ゆうちょ銀行から振替受払書の控え（コピー）が郵送されて到着して、それを目視で確認してリストをひとまず確定できたのが5/10（木）。その旨アナウンスしたところで、スタッフの追加など若干の修正があって、昨日5/15（水）にこれまでの分でエントリーが確定した分が合計で90名ということです。

　このリストをもとに、一斉同報メール送信用のグループを作り、昨日、参加者宛に一斉同報メールを送信してあります。主催者側からの連絡は、少なすぎても不安でしょうし、多すぎても冗長で困ることでしょう。頻度としてはどのくらいが適切なのかは、試行錯誤の最中です。

　参加者も主催者も、なるべく手間がかかりすぎないようにするにはどうすればいいか？

そのことを念頭にこのあたりは考えていますが、主催者側だけの視点でいうと、ほんの数件の例外事項の対応のために、担当者の時間がとられるのはまだ仕方無いにしても、全体へのアナウンスが遅れることにつながるところは、ちょっと改善の余地があるだろうなぁ、という感じでしょうか。

　90名のエントリーだと、実際にはスタッフで先に認定試走を走り本番を走らないで待機している人もいますし、当日都合でDNSされる方も必ずいますので、実数は最大でも75名程度でしょう。個人的には80名までが、ひとりで扱える限界だと経験上分かっているので、このまま開催するのが一番無難だと思うのですが……今回、当日は実走で走る人ですが、スタート前は車検など手伝ってくれる予定の方がそれなりにいます。また、当日走らないのにゴール番で手伝ってくれるという方もいたりして、これからでも「走りたい」と思っている人がいたら、受け入れてみよう、ということにしました。

　当初の名目上の定員は120名ですから、残りは30名。これを上限として追加募集をかけて、実際には10名から多くて20名ぐらいがエントリーの可能性としてはあるかな、と予想しています。

6月中旬は、殆どのベテランランドヌールは600kmまで走り終わってSRを取ったあとでしょう。そういう意味では、特に山岳に振っているわけでもない、普通っぽい300にわざわざエントリーしてくる人は多くないはずです。ただ、日本全国、この日程だとどこも開催してないので、ブルベじゃないと走る気がしない、といった層には、違う意味で「受ける」可能性が無くも無いのですが。

　西上州300の追加募集については、以下のページを参照下さい。

http://www.rtyo.org/brm2013/brm615

5/20（月）〜5/24（金）にエントリーフォームをオープンにして受け付ける予定です。

スポーツエントリーではないので、手動でエントリーフォームを掲出します。

日付が変わったとたんにエントリー開始とかではないです。ご注意下さい。

　正規の募集は一旦終わったものですから、追加募集に関しては期限をきちんと切って、

エントリーフォームをクローズした時点で、エントリーは締め切ります。

また、参加費は5/24（金）までに手続きをされることを前提にしています。

営業時間外になった場合でも5/27（月）付で処理され、5/29（水）までに、こちらに振替受払書の控えが郵送されてくるので、その時点まで確認作業を行い、そこで〆切です。

　エントリーリストは6/1頃に確定させる予定でしたが、6/1〜6/2は興津600を参加者として走っているので、5/30（木）か5/31（金）に確定させて掲出するしか、予定通りには出せないという裏事情もあるのですが。

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